Nous avons récemment mené pour le compte d’un Centre Hospitalier une étude sur les coûts de codage de son PMSI, essentiellement sur le champ MCO, avec l’objectif d’optimiser ce dernier.
Vous trouverez ci-dessous 2 réflexions issues de nos travaux, en précisant bien évidemment que ces dernières sont fonction des habitudes, des outils et de la taille de chaque établissement.
Première réflexion et constat : le codage est un processus souvent mal connu par les participants eux-mêmes (secrétaires, TIM, soignants, médecins DIM, chef de pôle, direction) mais surtout mal estimé par ces derniers.
Entre les réponses spontanées des participants à la question simple que nous leur avons posé en début de mission « Combien d’heures consacrez-vous au PMSI (codage, contrôle, reprise de codage, analyse, veille, etc… ) chaque semaine ? » (les questions étaient adaptées en fonction des interlocuteurs) et la réalité objective observée, nous avons constaté un rapport moyen de 1 pour 2 ! C’est à dire que quand, en moyenne, un participant nous avait dit de bonne foi 1 heure, en fait, toujours en moyenne, il y consacrait … 2 heures. Une des raisons de ce décalage tient à la notion de temps perçu, du fait que, pour la plupart des participants au PMSI (hors les TIM dédiés 100% au codage évidemment), le temps consacré au PMSI est du temps « par-çi, par-là », quand ils y ont 5 minutes, sans plages horaires fixées, ni formation méthodologique sérieuse.
Deuxième réflexion : pour batir une matrice de calcul du coût de production du PMSI, matrice à la fois proche du réel mais simple d’utilisation, nous avons sélectionné les variables suivantes :
- coût horaire des différents intervenants sur la chaîne du PMSI en distinguant pour un même type d’intervenant les personnels formés régulièrement au PMSI de ceux qui ne l’étaient pas,
- temps mesuré réel / semaine consacré par chaque intervenant au PMSI ramené au nombre de dossiers traités par l’intervenant,
- nombre de dossier en distinguant les dossiers en hospitalisation de jour ou de séances de ceux relevant de l’hospitalisation complète,
- le ratio « codage centralisé/codage décentralisé »,
- la répartition statistique des GHS des dossiers
- taux de dossiers nécessitant des aller-retours (dossiers incomplets le plus souvent ou dossiers à pathologies difficiles ou rares dans l’établissement) avec mise en évidence des ratios du type « 80/20 » dans les temps de traitement des dossiers
- efficacité réelle des codages via l’analyse du codage et l’éventuel recodage d’un échantillonnage représentatif des dossiers pour répondre à la question « Est-ce que consacrer tel temps est bien efficace pour tel type de dossier ? »
Au regard des enjeux financiers de la question, nous pouvons, prudemment, avancer au moins une conclusion valable pour tous les établissements : le circuit de codage du PMSI en interne est un processus de production, comme un autre dans l’établissement (comme la production directe des soins, l’accueil, la pharmacie, etc…) qui doit être décrit et partagé de manière claire avec les intervenants via un nombre limité d’indicateurs simple à produire et à suivre dans la durée (temps de traitement moyen d’un dossier, taux de dossiers « complexes », …).
Souvent le simple fait de mener sérieusement ce travail de description fait apparaître de manière évidente des pertes d’efficacité auxquelles il est relativement facile de remédier en améliorant l’organisation sur des détails (exemple : des post-it de couleurs dans les dossiers pour chaque type de demande d’information complémentaire).
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